El tiempo es una de esas cosas
que no es posible recuperar. Si perdemos un segundo, ese segundo ya se perdió para siempre. Es como el agua de un río, la que ha pasado ya no volverá.
Sin embargo, todos malgastamos
mucho tiempo, lo que ha dado lugar a diversos estudios para averiguar las
causas que originan esta forma de actuar.
Una de las primeras conclusiones a las que ha llegado es que muchas veces existe una falta real de objetivos, lo que se agudiza especialmente en
el entorno laboral. En el estudio se muestra que las personas no saben
exactamente porqué están trabajando, cuales son sus verdaderas actividades, en
definitiva, las personas no saben porqué les pagan su sueldo. ¿Os suena raro?.
En el trabajo, hay una serie de
actividades que se realizan cada día, las más de las veces repetitivas, que
podríamos llamar semiautomáticas, fruto de unas descripciones del puesto de
trabajo, y convertidas en una rutina. Pero nadie, o pocos, se han parado a
conocer su papel en la empresa y cómo pueden aportar más de si mismo que una
simple labor rutinaria. Si no tienes claras tus actividades, difícilmente
puedes optimizar tu trabajo y, sobre todo, tu tiempo. Porque una cosa es
intentar optimizar tu trabajo o tu tiempo, y otra totalmente distinta es no
saber que trabajo, o tiempo, optimizar. Cuando la persona sepa realmente qué es
lo que tiene que hacer, qué es realmente aquello por lo que le pagan, y qué
prioridades tienen unas tareas sobre otras, entonces estará en condiciones de
optimizar ese trabajo y el tiempo que dedica al mismo.
Esto puede aplicarse en todos los
órdenes de la vida, sea en el entorno laboral o particular o personal. Muchas
personas no tienen claro porqué están en este mundo, y si no se les ayuda de
alguna manera, tal vez algunas no tengan nunca qué es lo que quieren,
desean o deben hacer.
Esta es la clave de todo. Aclarar
las ideas, sentarse unos minutos a definir los objetivos de la vida, del
trabajo, es la base de una futura e inmediata mejora en las actividades
personales o laborales, y en todos los órdenes de la vida.
Buscar los objetivos de nuestra
vida, encontrar las razones por las que se está trabajando, de forma clara y
efectiva, es el primer paso para establecerse unas metas hacia las que dirigir
todos los pasos de nuestra actividad, cada día.
De esta manera no se perderá el
tiempo, ya que si nos orientamos hacia unas metas, hacia unos objetivos, el
tiempo estará mejor aprovechado. Y lo que hagamos en nuestras horas laborales
será más fructífero, y notaremos de forma clara como todo mejora y se amplía el
horizonte. Aumentan las perspectivas y desaparece la monotonía y el dejar pasar
el tiempo. Dejar de perder el tiempo, en definitiva.
Esto afecta a toda tu vida.
Tómate unos minutos y reflexiona. Si no tienes claro de porqué estás aquí
párate, y antes de seguir procura haber encontrado una razón para vivir, una
razón para trabajar y una razón para dedicarle unos horas a tu familia.
Y lo más frecuente es que
entremos muchas veces en la procrastinación. Me imagino que la
palabra te suena, pero viene bien que recordemos que la procrastinación es el
hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse,
sustituyéndolas en el momento por otras actividades, tal vez porque nos resulten
más agradables.
Esto aparece pronto en
nuestra vida. Existe algo que se llama el "síndrome del estudiante" (que
es el hecho de que muchos estudiantes pospongan la entrega de sus trabajos
hasta el último minuto de la fecha límite o el ponerse a estudiar hasta el día
antes del examen) quees claramente procrastinación. También está presente en el
entorno laboral, como cuando se acerca la fecha límite para pagar los impuestos
(para presentar las declaraciones), las oficinas donde se llevan a cabo esos
trámites (los bancos, por ejemplo, se saturan de personas que asisten a
realizar ese trámite el último momento).
Hay una diferencia entre
procrastinar y perder el tiempo, aunque generalmente lo uno suele llevar a lo
otro. Este comportamiento tiene su raíz en la asociación de la acción a
realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Éste puede ser
psicológico (en la forma de ansiedad o frustración), físico (como el que se
experimenta durante actividades que requieren un trabajo fuerte) o intelectual.
El término se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea
pendiente sin tener una fuerza de voluntad para concluirla.
¿Porqué se pospone la actividad?
Posiblemente porque puede ser percibida como demasiado abrumadora, desafiante,
inquietante, peligrosa, difícil, tediosa o aburrida, algo que nos genera
estrés, lo cual “justifica” posponerlo a un futuro indeterminado.
Se ha encontrado en diversos estudios
que la procrastinación funciona a partir de una lucha entre el sistema límbico
y la corteza prefrontal del cerebro. Algo así como que el sistema límbico (la
zona que incluye el centro de placer del cerebro) lucha contra la corteza
prefrontal (la zona que se dedica a planificar las cosas), y cuando el sistema
límbico gana, nuestro cerebro elige una tarea más placentera a corto plazo por
encima de la que nos otorgaría una mayor satisfacción a largo plazo.
De esta forma, nuestro cerebro se
vuelve adicto a la procrastinación, como ocurre con cualquier otra cosa que
genere impulsos de dopamina. La dopamina modifica las reacciones neuronales del
cerebro haciendo que sea más probable que repitas la acción que la genera.
Deducimos de todo esto que la
manera de evitar la procrastinación es estar muy conscientes de lo que hacemos
en el momento en que tomamos cada decisión, para no permitir que nuestro
sistema límbico venza a la zona prefrontal, y se decante por procrastinar.
Lo peor de la procrastinación ni
siquiera es la cantidad de trabajos acumulados que se quedan sin hacer hasta el último minuto, sino que
realmente no nos sentimos bien cuando lo hacemos, aunque nuestro sistema
límbico así lo crea. El ciclo de retraso genera una sensación de culpabilidad,
ansiedad, pánico y cansancio, y genera estrés en las personas que lo sufren.
Algunos
consejos
Getting Things Done, GTD, es un
método de productividad desarrollado por David Allen que ha sido aceptado
mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización
personal.
El método GTD se basa en el
principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes
guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo
que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.
El flujo de trabajo que se usa en
GTD consta de las acciones siguientes:
• Recopilar o capturar: conseguir que todas las
ideas, tareas y pensamientos estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y
no en tu cabeza
• Procesar: todo lo recopilado tiene que
procesarse. En el sistema GTD procesar significa convertir las cosas en
acciones
• Organizar: En GTD organizar significa que todo
lo procesado hay que distribuirlo según su objetivo: tareas, y con sus
prioridades, o bien algo no necesario, en ese caso derivarlo a la papelera, y
si es material de referencia archivarlo
• Evaluar: es decir, decidir qué hacer, tanto
después de procesar y organizar, así como realizar revisiones de forma
periódica
• Hacer: el objetivo de todo el proceso de control
es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido,
tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda
Como prácticas para evitar o
disminuir la procrastinación, podemos considerar algunos puntos de acción,
tales como:
1.
Utiliza la regla de los diez minutos. Que tiene
su origen en el GTD y nos dice que si estás planificando una acción que se
puede hacer en menos de diez minutos, no la planifiques; hazla YA.
Haciendo de esta regla un hábito, habrá muchas tareas que no habrá que posponer
2.
Regla del primer paso. Da un primer paso. Ante
una tarea que odies, plantéate trabajar solo 10 minutos en ella y dejarla.
Cuando empiezas a trabajar el temor se desvanece y se coge cierta inercia para
continuar y, a veces, te puede durar hasta terminar el trabajo. Al dar ese primer
paso se ven de otra manera cosas que antes parecían imposibles
3. Aprendamos a decir NO. Muchas de las tareas
que se posponen parten de compromisos que te has buscado tú mismo por no saber
decir que no
4. Créate rutinas cuando proceda. Las rutinas son
hábitos o costumbres que se hacen de forma casi inconsciente y simplifican la
vida. Si eres capaz de convertir la tareas repetitivas y aburridas en rutinas, con
el tiempo las harás sin apenas esfuerzo
5. Divide el trabajo en tareas pequeñas y
concretas. Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador, pero al
dividirlo en pequeñas tareas disminuye la resistencia a enfrentarse al mismo
6. Evita las distracciones. Cuantas más tentaciones
tengas para hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será
procrastinar. Aíslate lo mejor posible para concentrarte en la tarea
7. Algunos expertos sugieren crearte una
recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Puede ser un
elemento motivador el pensar en lo que harás después de terminar esa tarea. Eso
sí, que sea algo que realmente te apetezca, te relaje y no te suponga ningún
esfuerzo.
Con los datos de este post como
base, puedes encontrar tú mismo lo que puede hacerte trabajar mejor y no
procrastinar. Y lo mismo en lo que se refiere a tu vida personal. Busca los
puntos débiles que te incitan a procrastinar, échale un vistazo de nuevo a este post y encuentra tu camino
para NO
procrastinar. Recuerda que cada vez que terminas una tarea, o logras una meta de cualquier tipo en la vida,
aumenta tu nivel de felicidad por lo logrado.
Recordemos que hay un reloj con
un número de horas, minutos, y segundos asignados a nuestra vida, y los que
perdemos no pueden recobrarse de nuevo.