Tempus Fugit

El tiempo es una de esas cosas que no es posible recuperar. Si perdemos un segundo, ese segundo ya se perdió para siempre. Es como el agua de un río, la que ha pasado ya no volverá.

Sin embargo, todos malgastamos mucho tiempo, lo que ha dado lugar a diversos estudios para averiguar las causas que originan esta forma de actuar.

Una de las primeras conclusiones a las que ha llegado es que muchas veces existe una falta real de objetivos, lo que se agudiza especialmente en el entorno laboral. En el estudio se muestra que las personas no saben exactamente porqué están trabajando, cuales son sus verdaderas actividades, en definitiva, las personas no saben porqué les pagan su sueldo. ¿Os suena raro?.

En el trabajo, hay una serie de actividades que se realizan cada día, las más de las veces repetitivas, que podríamos llamar semiautomáticas, fruto de unas descripciones del puesto de trabajo, y convertidas en una rutina. Pero nadie, o pocos, se han parado a conocer su papel en la empresa y cómo pueden aportar más de si mismo que una simple labor rutinaria. Si no tienes claras tus actividades, difícilmente puedes optimizar tu trabajo y, sobre todo, tu tiempo. Porque una cosa es intentar optimizar tu trabajo o tu tiempo, y otra totalmente distinta es no saber que trabajo, o tiempo, optimizar. Cuando la persona sepa realmente qué es lo que tiene que hacer, qué es realmente aquello por lo que le pagan, y qué prioridades tienen unas tareas sobre otras, entonces estará en condiciones de optimizar ese trabajo y el tiempo que dedica al mismo.

Esto puede aplicarse en todos los órdenes de la vida, sea en el entorno laboral o particular o personal. Muchas personas no tienen claro porqué están en este mundo, y si no se les ayuda de alguna manera, tal vez algunas no tengan nunca qué es lo que quieren, desean o deben hacer. 

Esta es la clave de todo. Aclarar las ideas, sentarse unos minutos a definir los objetivos de la vida, del trabajo, es la base de una futura e inmediata mejora en las actividades personales o laborales, y en todos los órdenes de la vida.

Buscar los objetivos de nuestra vida, encontrar las razones por las que se está trabajando, de forma clara y efectiva, es el primer paso para establecerse unas metas hacia las que dirigir todos los pasos de nuestra actividad, cada día.

De esta manera no se perderá el tiempo, ya que si nos orientamos hacia unas metas, hacia unos objetivos, el tiempo estará mejor aprovechado. Y lo que hagamos en nuestras horas laborales será más fructífero, y notaremos de forma clara como todo mejora y se amplía el horizonte. Aumentan las perspectivas y desaparece la monotonía y el dejar pasar el tiempo. Dejar de perder el tiempo, en definitiva.

Esto afecta a toda tu vida. Tómate unos minutos y reflexiona. Si no tienes claro de porqué estás aquí párate, y antes de seguir procura haber encontrado una razón para vivir, una razón para trabajar y una razón para dedicarle unos horas a tu familia.

Y lo más frecuente es que entremos muchas veces en la procrastinación. Me imagino que la palabra te suena, pero viene bien que recordemos que la procrastinación es el hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas en el momento por otras actividades, tal vez porque nos resulten más agradables.

Esto aparece pronto en nuestra vida. Existe algo que se llama el "síndrome del estudiante" (que es el hecho de que muchos estudiantes pospongan la entrega de sus trabajos hasta el último minuto de la fecha límite o el ponerse a estudiar hasta el día antes del examen) quees claramente procrastinación. También está presente en el entorno laboral, como cuando se acerca la fecha límite para pagar los impuestos (para presentar las declaraciones), las oficinas donde se llevan a cabo esos trámites (los bancos, por ejemplo, se saturan de personas que asisten a realizar ese trámite el último momento).

Hay una diferencia entre procrastinar y perder el tiempo, aunque generalmente lo uno suele llevar a lo otro. Este comportamiento tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Éste puede ser psicológico (en la forma de ansiedad o frustración), físico (como el que se experimenta durante actividades que requieren un trabajo fuerte) o intelectual. El término se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea pendiente sin tener una fuerza de voluntad para concluirla.

¿Porqué se pospone la actividad? Posiblemente porque puede ser percibida como demasiado abrumadora, desafiante, inquietante, peligrosa, difícil, tediosa o aburrida, algo que nos genera estrés, lo cual “justifica” posponerlo a un futuro indeterminado.

Se ha encontrado en diversos estudios que la procrastinación funciona a partir de una lucha entre el sistema límbico y la corteza prefrontal del cerebro. Algo así como que el sistema límbico (la zona que incluye el centro de placer del cerebro) lucha contra la corteza prefrontal (la zona que se dedica a planificar las cosas), y cuando el sistema límbico gana, nuestro cerebro elige una tarea más placentera a corto plazo por encima de la que nos otorgaría una mayor satisfacción a largo plazo.

De esta forma, nuestro cerebro se vuelve adicto a la procrastinación, como ocurre con cualquier otra cosa que genere impulsos de dopamina. La dopamina modifica las reacciones neuronales del cerebro haciendo que sea más probable que repitas la acción que la genera.

Deducimos de todo esto que la manera de evitar la procrastinación es estar muy conscientes de lo que hacemos en el momento en que tomamos cada decisión, para no permitir que nuestro sistema límbico venza a la zona prefrontal, y se decante por procrastinar.

Lo peor de la procrastinación ni siquiera es la cantidad de trabajos acumulados que se quedan sin hacer  hasta el último minuto, sino que realmente no nos sentimos bien cuando lo hacemos, aunque nuestro sistema límbico así lo crea. El ciclo de retraso genera una sensación de culpabilidad, ansiedad, pánico y cansancio, y genera estrés en las personas que lo sufren.

Algunos consejos

Getting Things Done, GTD, es un método de productividad desarrollado por David Allen que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.

El método GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

El flujo de trabajo que se usa en GTD consta de las acciones siguientes:

•    Recopilar o capturar: conseguir que todas las ideas, tareas y pensamientos estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y no en tu cabeza

•     Procesar: todo lo recopilado tiene que procesarse. En el sistema GTD procesar significa convertir las cosas en acciones

• Organizar: En GTD organizar significa que todo lo procesado hay que distribuirlo según su objetivo: tareas, y con sus prioridades, o bien algo no necesario, en ese caso derivarlo a la papelera, y si es material de referencia archivarlo

•     Evaluar: es decir, decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar, así como realizar revisiones de forma periódica

• Hacer: el objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda

Como prácticas para evitar o disminuir la procrastinación, podemos considerar algunos puntos de acción, tales como:

1.     Utiliza la regla de los diez minutos. Que tiene su origen en el GTD y nos dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de diez minutos, no la planifiques; hazla YA. Haciendo de esta regla un hábito, habrá muchas tareas que no habrá que posponer

2.     Regla del primer paso. Da un primer paso. Ante una tarea que odies, plantéate trabajar solo 10 minutos en ella y dejarla. Cuando empiezas a trabajar el temor se desvanece y se coge cierta inercia para continuar y, a veces, te puede durar hasta terminar el trabajo. Al dar ese primer paso se ven de otra manera cosas que antes parecían imposibles  

3. Aprendamos a decir NO. Muchas de las tareas que se posponen parten de compromisos que te has buscado tú mismo por no saber decir que no

4.  Créate rutinas cuando proceda. Las rutinas son hábitos o costumbres que se hacen de forma casi inconsciente y simplifican la vida. Si eres capaz de convertir la tareas repetitivas y aburridas en rutinas, con el tiempo las harás sin apenas esfuerzo

5. Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador, pero al dividirlo en pequeñas tareas disminuye la resistencia a enfrentarse al mismo

6.   Evita las distracciones. Cuantas más tentaciones tengas para hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será procrastinar. Aíslate lo mejor posible para concentrarte en la tarea 

7.   Algunos expertos sugieren crearte una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Puede ser un elemento motivador el pensar en lo que harás después de terminar esa tarea. Eso sí, que sea algo que realmente te apetezca, te relaje y no te suponga ningún esfuerzo.

Con los datos de este post como base, puedes encontrar tú mismo lo que puede hacerte trabajar mejor y no procrastinar. Y lo mismo en lo que se refiere a tu vida personal. Busca los puntos débiles que te incitan a procrastinar, échale un vistazo de  nuevo a este post y encuentra tu camino para NO procrastinar. Recuerda que cada vez que terminas  una tarea, o logras una meta de cualquier tipo en la vida, aumenta tu nivel de felicidad por lo logrado. 

Recordemos que hay un reloj con un número de horas, minutos, y segundos asignados a nuestra vida, y los que perdemos no pueden recobrarse de nuevo.